- Postado em 27 de abril de 2021
O seu bolso de “papéis importantes” está começando a transbordar ou fazendo você parecer grande? Você acha que talvez seja hora de se comportar como um adulto responsável, mesmo que, dito assim, pareça a coisa mais chata do mundo?
Não se preocupe, meu filhinho caiu do ninho, aqui estou eu para ajudá-lo a limpar o caminho entre as ovelhas empoeiradas de seus documentos administrativos.
Dicas para organizar seus artigos: saber quais artigos são "importantes"
Assim como antes de aprender a correr, você tem que saber andar, é melhor arrumar a papelada antes de guardá-la . Eu sugiro que você comece com uma pilha de "guardar" e uma "pilha de cesta!" "
Inútil, você vai me dizer com sua voz confiante, já que você já fez essa triagem antes, colocando cuidadosamente (hahaha) os ditos papéis no bolso. Só que não é como o freezer, é como a geladeira: depois de um tempo, algumas coisas ficam desatualizadas ...
Por exemplo, se você ainda tem a fotocópia da sua carteira de identidade antiga, quando na foto você tinha 12 anos e agora é um adulto, pode jogar, de verdade.
Dicas para organizar seus papéis: O QUE FAZER e QUANTO TEMPO?
Documentos importantes estão listados no site de serviço público que também especifica o período de retenção legal relacionado a cada documento (para fazer valer seus direitos, por exemplo) .
Dito isso, como afirmado no topo da página, nada impede que você mantenha os documentos por mais tempo, e seria ainda melhor em alguns casos.
- Recibos de aluguel : guardar seus recibos antigos pode ser uma forma de tranquilizar um locador em potencial sobre sua solvência ou, pelo menos, sua confiabilidade.
- Avisos fiscais : embora se trate de mudar para uma dedução fiscal na fonte, manter suas antigas declarações fiscais pode ser importante por razões contábeis (e aliás permitirá que você veja a evolução de sua imposto).
Em geral, quando se trata de dinheiro, é melhor guardar os papéis por muito tempo do que não o suficiente, em caso de falha, erro de pagamento, etc.
- Documentos relativos aos seus animais de estimação : guarde os documentos de saúde e, se for o caso, a identificação do seu animal, durante toda a vida do seu companheiro.
- Recibos de pagamento : eles são obviamente mencionados no site, mas nunca podemos dizê-lo com frequência suficiente, É CAPITAL MANTER SUAS LOJAS DE PAGAMENTO PARA TODA A VIDA (incluindo estágios, programas de trabalho-estudo, etc. porque isso também conta )
Fichários, arquivos, divisórias ... ou as melhores dicas para organizar seus papéis
Agora, como você classifica as coisas? Certamente não lhe agradará, mas os papéis não ficam mais finos com o tempo , muito pelo contrário, e por isso precisam de muito espaço (como o seu…).
Primeira solução
Dedique um piso de seu armário a eles, no qual você possa colocar lixeiras (não, não Danettes, leia-se boudiou) ou arquivos. Tendo a pensar que a lixeira é uma solução de classificação falsa, recomendo enfaticamente os arquivos , mas essa escolha é apenas minha.
Segunda solução
Uma gaveta com arquivos suspensos , ou sua versão econômica (no espaço e em dinheiro): uma caixa de arquivo (na maioria das vezes parece uma caixa de metal). Esta solução, muitas vezes, tem o mérito de tornar os papéis acessíveis mais rapidamente (não é preciso ter capa de plástico, divisórias são suficientes, por exemplo).
Armas complementares (para melhorar o seu sistema de armazenamento): papelão, mas principalmente bolsos de plástico, divisórias, marcadores Post-It com cores e etiquetas. O objetivo é definir um código de cores PEQUENO para simplificar sua tarefa.
Só que, como eu conheço você, não precisa ser muito complicado : vermelho para o dinheiro a ser pago (impostos, contas não pagas ou erro bancário a seu favor ...), ponto final.
Sim, isso quer dizer que uma só cor pode bastar… para ver, mas não se deixe levar a pretexto de que os seus marcadores são mesmo bonitos (sim, cheira a vivido, é verdade).
Algumas dicas malucas para arrumar papéis administrativos
A próxima etapa é a distribuição real (e, portanto, a classificação). Aqui estão algumas dicas para evitar acabar em um bordel sem nome !
Quando for nomear seus fichários ou arquivos suspensos (# etiquetas), não crie uma pasta “outros”, “para classificar”, “em andamento” .
Você gosta de mim, sabemos muito bem que mais cedo ou mais tarde todas as suas cartas vão acabar aí, e que aos poucos vai ocupar o lugar do seu bolso atrasado de " papéis importantes " .
Torne o mais acessível possível os documentos recorrentes que frequentemente lhe serão solicitados, classificando em ordem cronológica e colocando o mais recente no início do fichário ou arquivo.
Idem para os diferentes arquivos: "diplomas" podem, por favor, ir e esperar no armário, há poucas chances de que este arquivo seja útil para você um dia se você estiver empregado. Para coisas recorrentes, entediantes, geralmente são coisas de dinheiro : recibos, faturas, receitas ...
Não espere. Realmente. Eu sei, você prefere jogar fora a correspondência ameaçadora que acabou de receber no meio do resto mil vezes, como um astro do rock. Mas as estrelas do rock têm agentes para classificar por eles. Você não. A menos que você tenha um gato muito, muito bem treinado.
Caso contrário, abra, leia e guarde diretamente na recepção . Seja bem-vindo.
O armazenamento digital é o melhor sistema para armazenar papéis?
Embora a versão em papel de seus documentos permaneça melhor no escuro (o que pode estragar a tinta e torná-la ilegível), é uma boa prática digitalizar seus documentos importantes .
Não porque todas as boates badaladas de repente abram suas portas para você em troca, mas sim porque o papel pode queimar, voar, desaparecer, estragar, desmoronar (risque o desnecessário) ...
E que ainda não vi um documento digital fazer isso (exceto, talvez, desaparecer e novamente).
O armazenamento desses documentos digitalizados também é uma boa pergunta, e aí, vai depender do seu orçamento!
Sistemas de armazenamento online para armazenar seus papéis
Eles são gratuitos, mas colocam menos ênfase na segurança (informe que eles não devem armazenar dados confidenciais e que, em sua maioria, são dos Estados Unidos). Entre eles estão Dropbox, Hubic, Google Drive e empresa!
A principal preocupação é que eles não se destinam a esse uso, então uma manobra de remoção desajeitada aconteceu rapidamente.
Os cofres digitais apropriadamente nomeados para armazenar seus papéis
O princípio é bastante simples: os dados são criptografados e muitas vezes armazenados na nuvem (em um servidor, portanto, acessível online desde que tenhamos os identificadores). Eles, por contras, são especializados no armazenamento e preservação de dados, inclusive confidenciais.
Mas nada é de graça neste mundo baixo e você terá que colocar a mão no bolso para se beneficiar disso.
Olhando um pouco (especialmente do lado do seu banco, porque eles costumam oferecer um serviço vantajoso aos seus clientes), você ainda poderá encontrar facilmente cofres digitais acessíveis ... especialmente porque é necessário para toda a vida é melhor.
No entanto, a mesma regra do papel: crie pastas e subpastas para organizar suas digitalizações , de preferência idênticas às que você tem em seu armário para economizar tempo ao procurar um documento.
Vamos, vamos tirar algumas horas e começar, você vai se sentir melhor depois!
