Hoje, uma parte importante da nossa comunicação é escrita: SMS, WhatsApp, emails ...
As palavras que escolhemos, as nossas formas de expressão ou a nossa pontuação assumem uma importância particular: como escrever o que queremos dizer? Como receber e interpretar o que o outro fala?
Polidez em e-mails, com geometria variável
Em e-mails, hábitos e métodos podem ser muito diferentes.
Alguns escolhem um efetivo (mas lacônico) "ok" ou "obrigado" (enquanto você esperava uma chuva de gifs brilhantes acompanhados por uma declaração de amor), outros narram sua reação em detalhes, ou mesmo opte por formalidades ...
Em um contexto profissional, as mensagens são uma questão delicada e até espinhosa. A maneira como escrevemos nossas mensagens pode estressar ou prejudicar nossos parceiros e interlocutores?
Pessoalmente, admito, tenho UMA reviravolta no horror:
"Obrigado por (fazer isso)".
Juro para você, quando leio essa frase, meu cérebro explode! Tenho a sensação de que meu interlocutor está me chamando para fazer alguma coisa, com opção de condescendência, sem nenhuma polidez.
Um experimento científico em e-mails profissionais
Achei que você poderia estar interessado neste tópico, então pesquisei as publicações científicas para ver se alguém havia investigado esse problema de e-mails e seu recebimento . A resposta é sim !
Dois pesquisadores, YoungAh Park e Venera C. Haun, estudaram de perto a questão do estresse no trabalho, o que o cria ou alimenta e como se recuperar dele.
Os dois especialistas observaram os dados de 167 casais, cujos dois membros trabalham, em várias ocasiões, durante toda a semana: na sexta-feira antes da saída para o fim de semana, na segunda-feira seguinte pela manhã, noutro horário da semana ...
Cientistas observaram em particular as “incivilidades” recebidas por e-mail, ou seja, mensagens em que o tom, o conteúdo ou o momento podem gerar estresse.
Ao mesmo tempo, eles pedem aos participantes que avaliem seu nível de estresse e respondam a algumas perguntas adicionais.
E-mails rudes, uma fonte de estresse
O resultado não é surpresa: as pessoas que recebem vários e-mails rudes relatam mais tensão no final do dia, mais sintomas físicos de estresse (enxaquecas, dores nas costas, etc.) e mais emoções negativas.
Até então, o resultado parece óbvio! O que pode ser mais surpreendente (embora) é que esses e-mails (e o estresse que os acompanha) também parecem afetar o envolvimento no trabalho ...
Quando as pessoas recebem e-mails grosseiros durante a semana, elas tendem a “sair” do trabalho na semana seguinte, a dar um passo para trás, a se envolver um pouco menos.
E isso é normal! É um mecanismo de proteção e conservação de nossos recursos.
Portanto, esses resultados sugerem que não só os e-mails têm impacto na saúde dos funcionários, mas também podem afetar o funcionamento da empresa ...
O estresse de e-mails rudes é contagiante
Um resultado final da experiência é ainda mais surpreendente: os funcionários que recebem estes malditos emails parecem transmitir o seu stress ao parceiro ... que, na semana seguinte, também perde o interesse pelo próprio trabalho!
Se recapitularmos, e-mails desonestos ou rudes têm um efeito cumulativo: eles estressam os funcionários E suas famílias, influenciam o trabalho do funcionário E de seu parceiro.
A questão dos emails é, portanto, uma questão crucial!
Como escrever e-mails respeitosos?
Enquanto algumas incivilidades são cometidas conscientemente (MAS POR QUE NOME?), Outras não são intencionais.
Às vezes, basta uma vírgula, um ponto de exclamação, frases estranhas para o dano a ser feito, porque, ao escrever, o outro não tem pistas não verbais para entender mensagem…
Por exemplo, digamos que uma noite, você envie ao seu supervisor uma produção que exigiu muito tempo e energia, para receber um simples "obrigado" em resposta.
É um "obrigado" conciso? É um "obrigado" que significa "ok, bem recebido, mas ainda não olhei"? É um "obrigado" indicando que seu trabalho é apreciado? O borrão é total.
Enquanto estiver cara a cara, pistas podem ter ajudado a entender a mensagem: um sorriso, uma postura, um gesto ...
Escreva bem, pode ser aprendido!
O que pode ser feito para garantir que escrevemos e-mails de maneira civilizada e atenciosa, cuidando de nós mesmos e do destinatário?
A primeira dica que irei aconselhar para todo o mundo, seria, na medida do possível e de acordo com o seu desejo, adotar a Comunicação Não Violenta .
Se as circunstâncias permitirem, você também pode discutir o assunto dos e-mails com seus superiores e colegas: talvez a formalização de um processo possa ajudar?
Pessoalmente, tento manter duas etapas em mente!
Para emails educados, preciso estar ciente do meu estado atual
A ideia pode parecer óbvia, mas não é muito.
Quando escrevo um e-mail, uma mensagem de texto, uma carta, sinto emoções. Posso estar chateado porque dormi mal, irritado com a minha carga de trabalho, ou por causa de uma discussão com meu parceiro ...
Estar ciente dessas emoções pode me ajudar a me distanciar um pouco e não transmiti-las na minha escrita .
Vou pegar o exemplo anterior: estou cansado, trabalhei muito e recebo este vago "obrigado".
À primeira vista fico aborrecido: gostaria de saber se o meu trabalho foi visto, preciso de um feedback ... mas talvez da parte dele, o meu interlocutor diga mesmo "obrigado", com toda a gentileza do mundo !
Para e-mails educados, tenho que pensar sobre o que quero escrever
O que você realmente quer dizer? O que é importante para o destinatário ouvir? Precisa fazer um pedido? O que você deseja que o destinatário faça? Por quê ?
Vou pegar meu pequeno exemplo. Quando enviei minha famosa apresentação, escrevi:
"Machin,
Em anexo está a apresentação da reunião de 23 de agosto.
Sua'
Não fiz o menor pedido, não expressei nenhuma necessidade ... Difícil, nesse caso, esperar uma reação específica do outro!
Se eu quisesse uma devolução, poderia ter adicionado:
“Preciso ter certeza de que esse trabalho será útil. Sua opinião é importante para mim e seu feedback me ajudará a ajustar o conteúdo produzido. Você tem disponibilidade para trocar? "
Não hesite em ser o mais específico possível! Se você tem prazo, pode, por exemplo, citar (“a reunião é dia 23, você acha que pode me responder até dia 20?”).
Observe que as palavras interrogativas podem ser particularmente úteis na criação de um ambiente atencioso.
Em vez de escrever "obrigado por fazer isso" a "você acha que pode fazer isso?" "Ou simplesmente" você pode fazer isso, por tal motivo, para tal objetivo? »Permite que você dê liberdade ao seu destinatário e não imponha uma exigência. É precioso!
E você, como consegue exalar um pouco de gentileza nos seus e-mails? Você tem alguma dica? Para ir mais longe, recomendo este artigo do Science Daily (em inglês)!
